Näin kirjoitat hyvän tarjouspyynnön, 5 kohdan lista.
Hyvän tarjouspyynnön kirjoittaminen tavarantoimittajalle saattaa joskus tuntua vaikealta, varsinkaan jos ei normaalisti yrityksessä harrasta kyseistä toimintatapaa. Joskus kuitenkin pienenkin yrityksen asiakkaisiin saattaa lukeutua tahoja, joita varten on hyvä pyytää vertailukelpoisia tarjouksia. Ohessa viiden kohdan lista siitä, mistä koostuu hyvä tarjouspyyntö ja mitä siitä käy ilmi.
1. Tiedä mitä pyydät.
Jotta tarjouksia pystyy vertaamaan, on niiden sisällettävä jotakuinkin samat asiat. Jos haluat antaa tarjoajalle mahdollisuuden ehdottaa hänen mielestään parhaan ratkaisun, voit lisätä tarjouksen muihin tietoihin että pyydetyn tiedon lisäksi myyjä voi ehdottaa hyvää ratkaisua. Monet toimittajat eivät ymmärrä, että jokainen tarjouspyyntö on mahdollisuus myydä, vaan osa tekee tarjouksia rutiininomaisesti. Siksi voi olla hyvä antaa kirjallisesti vapaat kädet heittää ehdotuksia.
2. Erittele hyvin
Edellistä kohtaa mukaillen, hyvä tarjouspyyntö on selkeästi eritelty. Jotkin toimitukset ovat niin laajoja, että toimittajalla saattaa lopputuotteeseen löytyä useita eri kokoonpanoja ja liian suppea kuvaus tuotteen kaivatuista ominaisuuksista voi johtaa tarkentaviin kysymyksiin. Muista, että joillain aloilla käytetään eri standardeja. Voit niiden avulla tarkentaa tarvittua tuotetta tai palvelua.
3. Aikatauluta
Ilmoita selkeästi koska tuotteen toimitusaika on ja jätä kunnolla aikaa tuotteen tarjoamiseen ja toimittamiseen mikäli suinkin pystyt. Mikäli sinulla on kiire, panosta erityisesti mahdollisimman tarkkaan tuotteen erittelyyn. Silloin säästät sekä omaa, että tarjoajan aikaa.
4. Budjetoi
Budjettia voi olla hankala määrittää, mikäli ei tiedä lainkaan missä hinnoissa tarvittavat tuotteet liikkuvat. Juuri siksi käytetään tarjouskilpailua. Voit kuitenkin pyytää tarjousta budjettisi rajoissa. Tälloin toimittaja on vapaa ehdottamaan rahaan sopivaa pakettia. Kaikissa hankinnoissa näin ei kuitenkaan voi toimia vaan budjetti määräytyy vasta kun jonkinlainen käsitys markkinahinnoista on syntynyt. Muista, että budjetti ei ole pelkkä rahasumma. Se on rahamääräinen toimintasuunnitelma.
5. Muista saate
Saate on tärkeä osa tarjouspyyntöä. Nykyään kun lähes kaikki kirjalliset kulkevat sähköpostilla, itse sähköpostiviestin alku toimii saatteena. Saate on vähän niinkuin kirjan esipuhe. Siinä suoritetaan hyvien käytöstapojen mukaiset esittelytoimet, mikäli et ole yrityksen ja juuri tämän myyjän vakioasiakas. Tarjouspyyntöä ei lähetetä pelkällä "Moi, tässä tällainen tarjouspyyntö".
Mikäli et ole aiemmin tehnyt paljoa töitä ostajan penkillä, muista että kilpailutuksessa on muitakin huomioitavia seikkoja kuin pelkkä tarjouspyyntöjen hintavertailu. Kokonaistaloudellisesti edullinen vaihtoehto ei ole halvin, vaan se on ratkaisu, joka tulee pitkässä juoksussa halvimmaksi. Painoalalla tarjouspyyntöihin kannattaa keskittyä senkin vuoksi, että odotukset ja lopputuote kohtaavat. Painotöissä on usein kyse sellaisista termeistä ja ominaisuuksista, jotka kannattaa selvittää, sillä jotkin markkinointiviestintäsuunnitelmat vaativat tietynlaisia materiaaleja. Esimerkiksi ulkomainonnan materiaaleja ei ole pakko käyttää sisällä, ja sillä voi säästää selvää rahaa. Esite, jonka kannella haetaan tuntumaa, on oltava tietyllä lakkauksella, koska matta tuntuu erilaiselta kuin kiiltopinta. Yritykseni palveluihin kuuluu myös painohankinnat. Koska olen itse jo vuosia valmistanut painotuotteita, olen todennut säästäväni asiakkailta kallista aikaa sisällyttämällä hankintapalvelun oman yritykseni palveluihin.
Lisäksi haluan vielä tähän loppuun sanoa, että mikään ei estä sopimasta tapaamista tavarantoimittajan luo. Myyntitykit ovat vain innoissaan kun pääsevät esittelemään parhaita tuotteitaan omalla reviirillään.
1. Tiedä mitä pyydät.
Jotta tarjouksia pystyy vertaamaan, on niiden sisällettävä jotakuinkin samat asiat. Jos haluat antaa tarjoajalle mahdollisuuden ehdottaa hänen mielestään parhaan ratkaisun, voit lisätä tarjouksen muihin tietoihin että pyydetyn tiedon lisäksi myyjä voi ehdottaa hyvää ratkaisua. Monet toimittajat eivät ymmärrä, että jokainen tarjouspyyntö on mahdollisuus myydä, vaan osa tekee tarjouksia rutiininomaisesti. Siksi voi olla hyvä antaa kirjallisesti vapaat kädet heittää ehdotuksia.
2. Erittele hyvin
Edellistä kohtaa mukaillen, hyvä tarjouspyyntö on selkeästi eritelty. Jotkin toimitukset ovat niin laajoja, että toimittajalla saattaa lopputuotteeseen löytyä useita eri kokoonpanoja ja liian suppea kuvaus tuotteen kaivatuista ominaisuuksista voi johtaa tarkentaviin kysymyksiin. Muista, että joillain aloilla käytetään eri standardeja. Voit niiden avulla tarkentaa tarvittua tuotetta tai palvelua.
3. Aikatauluta
Ilmoita selkeästi koska tuotteen toimitusaika on ja jätä kunnolla aikaa tuotteen tarjoamiseen ja toimittamiseen mikäli suinkin pystyt. Mikäli sinulla on kiire, panosta erityisesti mahdollisimman tarkkaan tuotteen erittelyyn. Silloin säästät sekä omaa, että tarjoajan aikaa.
4. Budjetoi
Budjettia voi olla hankala määrittää, mikäli ei tiedä lainkaan missä hinnoissa tarvittavat tuotteet liikkuvat. Juuri siksi käytetään tarjouskilpailua. Voit kuitenkin pyytää tarjousta budjettisi rajoissa. Tälloin toimittaja on vapaa ehdottamaan rahaan sopivaa pakettia. Kaikissa hankinnoissa näin ei kuitenkaan voi toimia vaan budjetti määräytyy vasta kun jonkinlainen käsitys markkinahinnoista on syntynyt. Muista, että budjetti ei ole pelkkä rahasumma. Se on rahamääräinen toimintasuunnitelma.
5. Muista saate
Saate on tärkeä osa tarjouspyyntöä. Nykyään kun lähes kaikki kirjalliset kulkevat sähköpostilla, itse sähköpostiviestin alku toimii saatteena. Saate on vähän niinkuin kirjan esipuhe. Siinä suoritetaan hyvien käytöstapojen mukaiset esittelytoimet, mikäli et ole yrityksen ja juuri tämän myyjän vakioasiakas. Tarjouspyyntöä ei lähetetä pelkällä "Moi, tässä tällainen tarjouspyyntö".
Mikäli et ole aiemmin tehnyt paljoa töitä ostajan penkillä, muista että kilpailutuksessa on muitakin huomioitavia seikkoja kuin pelkkä tarjouspyyntöjen hintavertailu. Kokonaistaloudellisesti edullinen vaihtoehto ei ole halvin, vaan se on ratkaisu, joka tulee pitkässä juoksussa halvimmaksi. Painoalalla tarjouspyyntöihin kannattaa keskittyä senkin vuoksi, että odotukset ja lopputuote kohtaavat. Painotöissä on usein kyse sellaisista termeistä ja ominaisuuksista, jotka kannattaa selvittää, sillä jotkin markkinointiviestintäsuunnitelmat vaativat tietynlaisia materiaaleja. Esimerkiksi ulkomainonnan materiaaleja ei ole pakko käyttää sisällä, ja sillä voi säästää selvää rahaa. Esite, jonka kannella haetaan tuntumaa, on oltava tietyllä lakkauksella, koska matta tuntuu erilaiselta kuin kiiltopinta. Yritykseni palveluihin kuuluu myös painohankinnat. Koska olen itse jo vuosia valmistanut painotuotteita, olen todennut säästäväni asiakkailta kallista aikaa sisällyttämällä hankintapalvelun oman yritykseni palveluihin.
Lisäksi haluan vielä tähän loppuun sanoa, että mikään ei estä sopimasta tapaamista tavarantoimittajan luo. Myyntitykit ovat vain innoissaan kun pääsevät esittelemään parhaita tuotteitaan omalla reviirillään.
Kommentit
Lähetä kommentti